在輸入記賬憑證時，盡管賬務(wù)系統(tǒng)提供了多種控制錯誤的措施，但錯誤憑證的出現(xiàn)是難免的，為此，系統(tǒng)必須能夠提供對錯誤憑證修改的功能。目前，許多財務(wù)軟件(如：用友、安易、三門)都提供了“反審核、反記賬、反結(jié)賬”功能，這三項(xiàng)功能的使用為錯誤憑證的修改帶來了諸多方便。下面，以用友總賬系統(tǒng)(賬務(wù)系統(tǒng))V8.11為例，對不同情況下錯誤憑證的不同修改方法逐個進(jìn)行分析，以期對會計電算化工作有所幫助。

錯誤憑證的“無痕跡”修改

所謂“無痕跡”，即不留下任何曾經(jīng)修改的線索和痕跡。在總賬系統(tǒng)中，以下四種情況下的錯誤憑證可實(shí)現(xiàn)無痕跡修改。

第一種是輸入后還未審核或?qū)徍宋赐ㄟ^的憑證 對于未經(jīng)過“審核”功能操作的錯誤記賬憑證，可以由憑證填制操作員，直接進(jìn)行修改并保存。

第二種是已通過審核但未記賬的憑證 對于已“審核”但未“記賬”的錯誤記賬憑證，不能直接在記賬憑證上進(jìn)行修改，而應(yīng)首先由審核操作員在“總賬系統(tǒng)”/“憑證”/“審核憑證”功能窗口中，進(jìn)行“取消審核”(也稱為“反審核”)操作后退出;然后由填制憑證操作員進(jìn)入總賬系統(tǒng)，在“填制憑證”功能中，調(diào)出該張錯誤憑證進(jìn)行修改，修改完成后保存退出;最后由審核操作員再次進(jìn)入總賬系統(tǒng)，在“總賬系統(tǒng)”/“憑證”/“審核憑證”功能窗口中，重新對該張已修改過的憑證進(jìn)行“審核”操作。 ;

第三種是已記賬但未結(jié)賬的憑證 對于此情況，欲實(shí)現(xiàn)無痕跡修改，可利用系統(tǒng)提供的“反記賬、反審核”功能，即取消“記賬”、“審核”后直接修改。具體而言，首先在“總賬系統(tǒng)”窗口中，單擊“期末”/“對賬”菜單項(xiàng)，打開“對賬”操作窗口，此時按下快捷鍵“Ctrl+H”鍵，即可激活“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”功能，然后退出“對賬”窗口;單擊“憑證”/“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”菜單項(xiàng)(此功能平時不顯示，待退出“總賬系統(tǒng)”后將隱蔽而不顯示出來)，彈出“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”操作窗口，在“恢復(fù)方式”中選擇“月初狀態(tài)”項(xiàng)，輸入主管口令，然后單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)將恢復(fù)為記賬前狀態(tài);最后，按照上述第二種憑證的方法，調(diào)用錯誤憑證進(jìn)行修改，再進(jìn)行“審核憑證”和“記賬”功能的操作。

第四種是已結(jié)賬的憑證 對于這種情況，可利用系統(tǒng)提供的“反記賬、反審核”功能，在“結(jié)賬”向?qū)б坏倪x擇月份窗口中，首先單擊要取消結(jié)賬的月份，然后按“Ctrl+Shift+F6”鍵，系統(tǒng)彈出“確認(rèn)口令”窗口，讓擁有結(jié)轉(zhuǎn)權(quán)限的用戶，在該窗口中輸入口令，然后單擊“確認(rèn)”按鈕，系統(tǒng)將快速地取消結(jié)賬操作，使各種賬簿記錄恢復(fù)到未結(jié)賬前的狀態(tài)。最后按上述第三種憑證的方法，調(diào)用錯誤憑證進(jìn)行修改，再進(jìn)行“審核憑證”、“記賬”和“結(jié)賬”功能的操作。