結(jié)合幾年來服務(wù)成千上萬的客戶的經(jīng)驗，山東捷君信息提出了在協(xié)同OA軟件選型時需要關(guān)注的四點(diǎn)：

　　一、關(guān)注協(xié)同OA軟件的本質(zhì)

　　選型小組的負(fù)責(zé)人要深刻認(rèn)識到OA軟件是全員信息化，其本質(zhì)是全員工作模式和企業(yè)管理模式的一次變革，在現(xiàn)在的選型過程中，可能涉及到較多的部門，在未來的應(yīng)用推廣過程中，一定是一把手工程，因此要基于全員去安排需求調(diào)研、產(chǎn)品選型、應(yīng)用推廣和集成整合等工作安排和工作節(jié)奏。

　　需求調(diào)研的應(yīng)用范疇涉及到所有知識性員工，是全員信息化的第一臺階。既然是全員應(yīng)用，提高全員的工作效率而不是某個部門、某個領(lǐng)導(dǎo)、某個人的效率，成為OA軟件的核心價值定位，如果以通用性和經(jīng)常性兩個緯度對OA軟件的功能進(jìn)行篩選的話，OA軟件的核心應(yīng)用是：流程審批、協(xié)同工作、公文管理(國企和政府機(jī)關(guān))、溝通工具、文檔管理、信息中心、電子論壇、計劃管理、項目管理、任務(wù)管理、會議管理、關(guān)聯(lián)人員、系統(tǒng)集成、門戶定制、通訊錄、工作便簽、問卷調(diào)查、常用工具(計算機(jī)、萬年歷等)。如果以給企業(yè)帶來價值大小的緯度對所有功能模塊評估的話，基本上遵循80：20定律，其中的工作流程模塊、協(xié)同工作模塊、項目管理模塊為企業(yè)帶來的了80%的價值，而其余的模塊帶來20%的價值

　　因此抓大放小，重點(diǎn)考察工作流程、協(xié)同工作、項目管理的技術(shù)水準(zhǔn)，成為產(chǎn)品選型的不二選擇。

　　三、關(guān)注廠商態(tài)度

　　OA軟件是涉及到全員使用的管理軟件，因此采購OA軟件與采購財務(wù)軟件、硬件設(shè)備不同，不是簡單的、一次性的買賣交易，而是持續(xù)一年甚至多年的管理變革、咨詢和人工服務(wù)，在這個過程中，需要持續(xù)不斷的與廠商互動，來解決實施、應(yīng)用、推廣過程中遇到的各種需求變更、BUG處理、功能調(diào)整、軟件集成等等問題。

　　在持續(xù)出現(xiàn)的、紛繁復(fù)雜的問題面前，客戶如果面對的只是一個普通銷售人員或者普通實施人員，是無法調(diào)動整個組織進(jìn)行資源協(xié)調(diào)和支持的，因此選擇產(chǎn)品的同時，也要重點(diǎn)考察OA廠商的態(tài)度，判斷他們是否重視你，選擇一個愛你的人，遠(yuǎn)比選擇一個你愛的人重要。

　　而管理軟件領(lǐng)域內(nèi)，眾所周知的潛規(guī)則是：領(lǐng)導(dǎo)只參與和出席公司認(rèn)為重要的項目選型，領(lǐng)導(dǎo)的級別越好，說明對你越重視，也意味著過程中遇到問題后，資源協(xié)調(diào)到位的可能性越大。

　　四、關(guān)注成本控制

　　很多客戶的CIO或者信息化負(fù)責(zé)人，在評估OA軟件的成本是，只是簡單的考慮到公司在OA軟件項目上的預(yù)算和供應(yīng)商的報價，而忽視了OA軟件部署的軟硬件環(huán)境成本、軟件實施過程中參與人員的時間成本、培訓(xùn)成本、將來的維護(hù)難度和服務(wù)成本、將來數(shù)據(jù)集成的開發(fā)成本、升級成本和數(shù)據(jù)遷移成本等等，因此往往陷入“撿了芝麻、丟了西瓜”的尷尬境地。

　　五，政府信息化需求開啟OA辦公系統(tǒng)平臺化時代

　　伴隨著信息化在國內(nèi)的發(fā)展，近些年來企事業(yè)單位和政府機(jī)關(guān)陸續(xù)部署了大量的IT系統(tǒng)，如OA辦公系統(tǒng)、ERP、CRM等等，這些信息化系統(tǒng)在早期讓用戶享受了信息化的成果，但隨著用戶對信息化建設(shè)的要求越來越高，也面臨著升級換代的壓力，以O(shè)A辦公系統(tǒng)為例。

　　OA辦公系統(tǒng)經(jīng)過多年的發(fā)展，其內(nèi)涵在不斷延伸，功能也由原先的行政辦公信息服務(wù)，逐步擴(kuò)大延伸到組織內(nèi)部的各項管理活動環(huán)節(jié)，成為組織運(yùn)營信息化的一個重要組織部分。同時市場和競爭環(huán)境的快速變化，使得OA辦公系統(tǒng)承擔(dān)著更多的任務(wù)，用戶也更關(guān)注如何方便、快捷地實現(xiàn)內(nèi)部各級組織、各部門以及人員之間的協(xié)同、內(nèi)外部各種資源的有效組合、為員工提供高效的協(xié)作工作平臺。

　　產(chǎn)品化和項目化OA辦公系統(tǒng)的不足

　　當(dāng)用戶的發(fā)展使得產(chǎn)品需要不斷進(jìn)行更新和升級，特別是隨著企業(yè)管理規(guī)模的擴(kuò)大導(dǎo)致原有的系統(tǒng)難以滿足新的需求，這時就需要對原OA辦公系統(tǒng)進(jìn)行功能擴(kuò)展和升級的二次開發(fā)，這種開發(fā)對于不同的產(chǎn)品而言操作技術(shù)不同，需要的開發(fā)周期、資金、風(fēng)險都存在較大的差異。對于OA辦公系統(tǒng)在早期最普遍存在的兩種形態(tài)，產(chǎn)品化和項目化，都很難滿足用戶這一普遍的需求。

　　對產(chǎn)品化的OA辦公系統(tǒng)來說，功能的適用性、性能的穩(wěn)定性、持續(xù)升級、成熟度較高、高性價比、低風(fēng)險是其不可忽略的優(yōu)點(diǎn)，但不能一次滿足所有細(xì)節(jié)需求、產(chǎn)品化的升級節(jié)奏可能與用戶需求的成長的速度難以匹配是個硬傷。而項目化OA辦公系統(tǒng)具有一次性滿足細(xì)節(jié)需求、根據(jù)需求量身定制是最為稱道的地方，但高成本、長周期的、高風(fēng)險的、無法升級、持續(xù)性服務(wù)幾無可能而引起用戶不滿。這些都讓市場不停地呼喚一種更為合理的形態(tài)存在的OA辦公系統(tǒng)。由此，平臺化OA辦公系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生。

　　平臺化界面設(shè)計OA辦公系統(tǒng)的絕對優(yōu)勢

　　新型的平臺型OA辦公系統(tǒng)則由于開發(fā)方式靈活，借助支撐平臺技術(shù)可以在不影響原系統(tǒng)的情況下，獨(dú)立開發(fā)新功能模塊再加入到原系統(tǒng)平臺之中，使得開發(fā)周期大大縮短、費(fèi)用低、風(fēng)險小，可以說這種升級操作最大程度上做到了為企業(yè)考慮，提供長遠(yuǎn)保證，并具備基本能滿足全部需求，性價比高、成熟度高的優(yōu)點(diǎn)。

　　對此，行業(yè)資深專家也表明，OA辦公系統(tǒng)之所以要向平臺化的方向發(fā)展，就是因為OA的作用正從行政管理轉(zhuǎn)移到行政、業(yè)務(wù)兼管，從溝通轉(zhuǎn)移到協(xié)作，從單一應(yīng)用轉(zhuǎn)移到系統(tǒng)整合。在OA行業(yè)，一直是需求推動技術(shù)的發(fā)展，OA這種轉(zhuǎn)變正是近年來乃至未來企業(yè)發(fā)展的重要需求所致。OA辦公系統(tǒng)要想滿足用戶不斷變化的信息化需求，必須具有平臺化的特征，這個平臺必須具有充分的開放性和靈活性，允許用戶方便的自定義各種業(yè)務(wù)流程和表單，和其他系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)整合，生成各種統(tǒng)計報表。也就是說，真正的平臺化OA辦公系統(tǒng)，必須具備繼往開來的能力，也就是即兼容解決歷史信息化問題，又能動態(tài)適應(yīng)未來發(fā)展的需要，成為用戶解決信息化和諧發(fā)展問題的法寶。

　　如今，OA辦公系統(tǒng)從開始出現(xiàn)到發(fā)展至現(xiàn)在，其內(nèi)涵已經(jīng)發(fā)生了根本的轉(zhuǎn)變，從最初的文檔管理發(fā)展成為企業(yè)的信息化中心平臺，可以說是完成了從一個士兵到將軍的轉(zhuǎn)變。當(dāng)然，這個轉(zhuǎn)變從理念上說已經(jīng)完成，但從應(yīng)用上來說還剛剛開始，因為OA辦公系統(tǒng)平臺化的時代才剛剛開始。