山東捷君信息技術(shù)有限公司從事企業(yè)信息化建設(shè)已有多年經(jīng)驗(yàn)，今天針對OA系統(tǒng)給大家做個價(jià)值分析，講解企業(yè)應(yīng)用OA的意義所在。此篇文章略長，看完后會有所收獲，希望大件可以仔細(xì)閱讀。

一、企業(yè)為什么需要OA協(xié)同辦公系統(tǒng)？
如果您經(jīng)營一個企業(yè)，只有幾個員工，都在同一辦公地點(diǎn)，利用您的聰明才智，即使沒有協(xié)同管理軟件您也能很好的管理好您的隊(duì)伍、您的企業(yè)。
 
當(dāng)企業(yè)開始爆炸式發(fā)展時，當(dāng)您在國內(nèi)乃至國外有各式辦事機(jī)構(gòu)時，員工和業(yè)務(wù)開始遠(yuǎn)離您的身邊。您作為企業(yè)的老板或高層管理人員，可能希望找到一種方法或途徑，幫助您解決或回答下列問題：
 
1、各個分支機(jī)構(gòu)的經(jīng)營狀況如何？整個企業(yè)集團(tuán)運(yùn)作健康、良好嗎？
2、對于分散在各個分支機(jī)構(gòu)中的某些關(guān)鍵性事務(wù)業(yè)務(wù)，其工作進(jìn)展如何？
3、是否存在問題需要您及時作出指導(dǎo)？
4、當(dāng)前的管理隊(duì)伍如何？能否適應(yīng)市場變化？
5、管理上，是否在激勵團(tuán)體？整個團(tuán)隊(duì)的凝聚力、能力如何？
6、中層管理隊(duì)伍建設(shè)如何？在管理上，后繼有人嗎？
 
二、企業(yè)發(fā)展會產(chǎn)生的問題：
1、企業(yè)發(fā)展到一定階段，不能單靠領(lǐng)導(dǎo)魅力或制度或文化來支持企業(yè)進(jìn)步；
2、企業(yè)組織龐大而松散，使整體運(yùn)作和發(fā)展失控，發(fā)展目標(biāo)不能輕松實(shí)現(xiàn)；
3、企業(yè)管理制度復(fù)雜，流程操作繁瑣，難以真正貫徹執(zhí)行；
4、知識分散，隱性知識難以轉(zhuǎn)化和利用，員工永遠(yuǎn)處于盲目的尋找信息的過程中；
5、業(yè)務(wù)過程沒有辦法掌控，潛在的銷售機(jī)會總是隨人員的流失而消失；
6、企業(yè)做了嚴(yán)格的預(yù)算，但是費(fèi)用支出還沒是沒有辦法控制；
7、企業(yè)各組織之前、部門之間、人員之間，一直存在著打不破的壁壘，溝通協(xié)作無法展開；
8、企業(yè)執(zhí)行力體系逐步弱化，核心競爭力下降，員工與組織無法協(xié)同發(fā)展
 
三、企業(yè)需要怎樣的協(xié)同OA協(xié)同辦公系統(tǒng)？
對于一個企業(yè)而言，企業(yè)員工是它生存的根本，不同角色的人員具有不同的職權(quán)，處理不同的事務(wù)。相應(yīng)的，他們關(guān)心的問題是因人而異的，一套好的OA系統(tǒng)，能夠?yàn)椴煌娜藛T隨時隨地的提供其所需的信息，為企業(yè)員工提供一個協(xié)同工作的平臺，實(shí)現(xiàn)企業(yè)降低成本提升效率的最終目的。對企業(yè)管理層而言——需要一個能夠有效監(jiān)控企業(yè)運(yùn)作，協(xié)調(diào)各種企業(yè)資源，分析企業(yè)運(yùn)營狀況，協(xié)助正確決策的OA系統(tǒng)對企業(yè)知識管理者而言——需要建立一個內(nèi)部員工和外部伙伴完成知識積累、共享和創(chuàng)新的OA系統(tǒng)對項(xiàng)目經(jīng)理而言——需要一個能夠幫助我分解項(xiàng)目、調(diào)控和管理項(xiàng)目資金、人力、物料、進(jìn)度，并對項(xiàng)目做出各角度分析的OA系統(tǒng)
 
對銷售人員而言
——需要一個能夠有效分析銷售機(jī)會，跟蹤和判別客戶，隨時記錄客戶聯(lián)系情況，保持與客戶的高效溝通的OA系統(tǒng)
 
對普通員工而言
——需要一個個性化的個人工作界面，可以共享知識信息，與企業(yè)其他部門人員保持溝通，共同完成各種事務(wù)，并協(xié)助我制定個人工作計(jì)劃的OA系統(tǒng)
對IT部經(jīng)理而言
——需要一個可擴(kuò)展、可高度定制、功能縱深、應(yīng)用集成的OA系統(tǒng)，有效解決“孤島”難題，且無需重復(fù)、方便維護(hù)的OA系統(tǒng)
 


四、OA協(xié)同辦公系統(tǒng)可解決的問題：
1、統(tǒng)一信息發(fā)布平臺：
由于公司在日常經(jīng)營管理工作中需要上傳和下達(dá)各類公文文件，目前隨著公司的發(fā)展壯大，
各分公司、項(xiàng)目部和駐外機(jī)構(gòu)設(shè)立在各處，而以往所有的相關(guān)工作都是通過傳統(tǒng)的手工打印、
人工遞送、發(fā)送傳真等方式進(jìn)行。這樣一來就導(dǎo)致日常公司文件的上傳下達(dá)時效性相對較低，工作量較大，整體效率不高且存在辦公費(fèi)用高的問題。
 
OA解決辦法：建立內(nèi)部統(tǒng)一的信息發(fā)布平臺。公司的新聞、公告、通知等信息均統(tǒng)一通過
OA平臺進(jìn)行有針對性的發(fā)布，用戶可在其權(quán)限范圍內(nèi)查看與自己相關(guān)的信息。同時可結(jié)合手機(jī)短信方式對部分重要信息進(jìn)行及時發(fā)布（如會議通知等，收到信息通知的人可通過短信回復(fù)到系統(tǒng)上進(jìn)行確認(rèn)，避免出現(xiàn)通知不到位的情況出現(xiàn)）
。
除了日常的公司經(jīng)營管理工作外，公司內(nèi)部還需要針對黨政工方面的工作建立獨(dú)立的專門門戶頁面。可在其下分類設(shè)置諸如“公司黨建”、“工會工作”、“共青園地”和“紀(jì)檢之窗”等欄目，通過對內(nèi)容的及時更新和豐富，即可向基層各組織快速和便捷地傳遞相關(guān)信息和知識。
 
2、溝通與記錄存檔：
目前公司內(nèi)部各機(jī)構(gòu)間的溝通主要是通過電話、手機(jī)短信、QQ等方式進(jìn)行溝通，沒有完善的平臺可方便地保存和快速地查詢以往的歷史溝通記錄，事后的信息確認(rèn)缺乏依據(jù)。
 
OA解決方法：建立公司統(tǒng)一溝通平臺。
OA提供了內(nèi)部消息、內(nèi)部郵件、外部郵件、手機(jī)短信等各種溝通渠道，構(gòu)建了完善的內(nèi)部溝通平臺?？偣炯胺止尽㈨?xiàng)目部可統(tǒng)一在上面進(jìn)行溝通交流，且可隨時查看歷史溝通記錄等。
 
3、內(nèi)部審批與手機(jī)批示：
目前公司內(nèi)部審批使用的是傳統(tǒng)的手工遞送簽批方式。這種傳統(tǒng)的方式需要將各類簽批文件逐級遞送給各個相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)依次進(jìn)行簽批。其次是公司在各地有分公司、項(xiàng)目部，因此辦公地點(diǎn)分散，加上公司領(lǐng)導(dǎo)因工作需要經(jīng)常出差在外地時，難免會出現(xiàn)簽批不及時、信息不對稱而導(dǎo)致工作延誤的情況。因此公司需要一個有效的平臺解決異地審批的問題。
 
OA解決辦法：建立統(tǒng)一的審批平臺。
OA提供的強(qiáng)大的基于互聯(lián)網(wǎng)的表單和工作流程引擎對跨地域?qū)徟峁┝送晟频闹С帧?br>OA首先會對公司的內(nèi)部工作流程進(jìn)行梳理和調(diào)研，之后會根據(jù)雙方確認(rèn)的調(diào)研文檔將各種需要領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批的內(nèi)部請示、公文流轉(zhuǎn)、合同審批等事務(wù)處理的表單和流程在OA系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)的配置，從而實(shí)現(xiàn)流程審批的“規(guī)范化、無紙化、電子化和自動化”。異地的分公司和項(xiàng)目部都可以實(shí)現(xiàn)在同一個平臺上進(jìn)行辦公。領(lǐng)導(dǎo)即使出差在外地也可以通過登錄系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)文件的審批。同時OA系統(tǒng)提供了手機(jī)APP審批功能，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)在不方便上網(wǎng)的地方也可通過手機(jī)APP功能登錄OA系統(tǒng)來完成審批，大大提高了領(lǐng)導(dǎo)的審批效率，真正實(shí)現(xiàn)移動辦公。
4、公司文檔管理方面：
目前對于公司內(nèi)部的文檔管理方面沒有一套完善的系統(tǒng)來進(jìn)行文件的分類管理，文件的共享和利用率不高，沒有實(shí)現(xiàn)電子化的管理。
 
OA解決方法：建立統(tǒng)一的文檔管理平臺。
OA提供了完善的文檔管理和查詢功能，可對公司的文檔進(jìn)行分門別類的管理（如公司的項(xiàng)目合同、圖紙、各類受控文件等可以集中的管理起來），并能實(shí)現(xiàn)快速的查詢。針對文檔的安全性，OA還提供了完善的權(quán)限設(shè)置（可針對部門、崗位和特定人員的方式進(jìn)行控制）對文檔進(jìn)行管理，只有擁有相應(yīng)權(quán)限的人才能查看對應(yīng)的文檔，這樣一來可以極大地提高了文件的保密性和避免非授權(quán)人員的查閱，同時也免去了日常繁瑣的文檔借閱工作，提高了工作效率。
 
5、項(xiàng)目協(xié)作方面：
對于臨時發(fā)起的一些臨時工作或公司內(nèi)部需要多部門協(xié)作參與討論的一些項(xiàng)目，傳統(tǒng)的做法都是通過召集各部門人員開會等方式進(jìn)行。然而這種方法效率不高且時間安排不靈活，同時項(xiàng)目的進(jìn)展和溝通情況沒有歷史記錄可查，遇到周期性重復(fù)進(jìn)行的工作不能很好的進(jìn)行知識和經(jīng)驗(yàn)的沉淀。
 
OA解決方法：建立協(xié)作平臺。
對于有些臨時發(fā)起的項(xiàng)目需要不同部門及不同崗位人參與的項(xiàng)目，可臨時成立項(xiàng)目組，對項(xiàng)目進(jìn)行實(shí)時的進(jìn)展溝通，同時跟項(xiàng)目相關(guān)的文檔、合同、圖紙等可上傳到項(xiàng)目協(xié)作區(qū)上來，下載文檔到電腦，查找使用更方便。項(xiàng)目組成員可根據(jù)項(xiàng)目情況發(fā)表自己觀點(diǎn)。同時項(xiàng)目的溝通情況在項(xiàng)目完成后可作為項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)知識等保存到文檔庫里，作為公司知識的沉淀，利于以后的利用和借鑒。
 
6、項(xiàng)目匯報(bào)方面：
目前項(xiàng)目的匯報(bào)方式主要是下面項(xiàng)目部的負(fù)責(zé)人到機(jī)關(guān)匯報(bào)和定期提交項(xiàng)目進(jìn)度匯報(bào)表、產(chǎn)值進(jìn)度表等，這樣效率不高，不及時，同時也不規(guī)范，考慮到公司有眾多的項(xiàng)目，須建立一個項(xiàng)目匯報(bào)平臺，讓公司領(lǐng)導(dǎo)及時的了解項(xiàng)目的進(jìn)展情況等。
 
OA的解決方法：建立統(tǒng)一的項(xiàng)目匯報(bào)平臺。
通過產(chǎn)品二次開發(fā)，結(jié)合公司的項(xiàng)目匯報(bào)制度，在系統(tǒng)上搭建項(xiàng)目匯報(bào)臺賬模塊。根據(jù)不同項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人按規(guī)定定期的填寫項(xiàng)目匯報(bào)單，提交給相關(guān)的負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，即可由系統(tǒng)自動進(jìn)行匯總和統(tǒng)計(jì)各項(xiàng)數(shù)據(jù)，生成實(shí)時的項(xiàng)目情況匯總表（包括各個項(xiàng)目的計(jì)劃開始時間、計(jì)劃結(jié)束時間、實(shí)際開始時間、實(shí)際結(jié)束時間、項(xiàng)目總價(jià)、變更后總價(jià)、本月回款、累計(jì)回款、完成進(jìn)度百分比和是否結(jié)案等信息）。公司的相關(guān)有查詢權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)入項(xiàng)目匯報(bào)模塊后，就可以直觀地了解到各項(xiàng)目的進(jìn)展和項(xiàng)目是否完工等情況。
 
7、財(cái)務(wù)報(bào)表方面：
財(cái)務(wù)不定期的會根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的要求，提交相關(guān)的財(cái)務(wù)報(bào)表等，有時候領(lǐng)導(dǎo)也會臨時要查看財(cái)務(wù)報(bào)表，財(cái)務(wù)對臨時要求提交相關(guān)的財(cái)務(wù)報(bào)表需要較長時間整理和查閱。
 
OA解決辦法：建立財(cái)務(wù)報(bào)表門戶。
a、可以根據(jù)實(shí)際的管理需求，財(cái)務(wù)工作人員定期的把相關(guān)的財(cái)務(wù)報(bào)表放到財(cái)務(wù)文檔庫里，系統(tǒng)會自動將文件發(fā)布和主動推送到財(cái)務(wù)報(bào)表門戶。有財(cái)務(wù)報(bào)表門戶訪問權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)就可以及時清楚的了解到公司的財(cái)務(wù)狀況。
b、通過二次開發(fā)，在系統(tǒng)上搭建財(cái)務(wù)報(bào)表查詢模塊。通過財(cái)務(wù)報(bào)表模塊在系統(tǒng)后臺自動連接財(cái)務(wù)服務(wù)器（現(xiàn)有財(cái)務(wù)管理軟件），實(shí)現(xiàn)報(bào)表數(shù)據(jù)的自動抓取和匯總。公司的相關(guān)有查詢權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)入財(cái)務(wù)報(bào)表模塊后，也可以及時和清楚的了解到公司的財(cái)務(wù)狀況。
 
 
OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的應(yīng)用和價(jià)值:
企業(yè)層面：
企業(yè)在發(fā)展過程中管理的演進(jìn)的發(fā)式都遵循從粗獷式管理——精細(xì)化管理——簡單化管理的過程。在企業(yè)的初創(chuàng)階段，是以人的意志為核心，以領(lǐng)導(dǎo)者的意志為核心，由高層拉動的粗獷式管理階段；在企業(yè)的發(fā)展階段，是以制度管控為核心，由制度拉動的精細(xì)化管理階段伴隨企業(yè)的逐步擴(kuò)張，企業(yè)發(fā)展到以組織意識為核心,以文化拉動的簡單化管理階段。
 
企業(yè)在管理演變的過程中都需要面對諸如：
制度理解不清晰、缺少基礎(chǔ)的流程執(zhí)行工具等企業(yè)運(yùn)營層面的問題；
信息共享不徹底、缺少知識傳遞共享平臺等信息共享與傳遞層面的問題；
跨部門工作協(xié)調(diào)難、缺少統(tǒng)一的工作溝通平臺等人員協(xié)助方面的問題。
這一系列的問題只有借助有效的工具才能夠解決。
 
無論企業(yè)處于發(fā)展中的哪一個階段，都需要借助信息化的工具和軟件來解決上述企業(yè)內(nèi)部存在的問題，即“企業(yè)內(nèi)控”問題，在特殊的經(jīng)濟(jì)形勢下，挖掘和利用企業(yè)已有的各種資源，
控制企業(yè)在各方面的成本減少不必要的支出更是企業(yè)要優(yōu)先解決的問題。
借助協(xié)同辦公（濟(jì)南濟(jì)南致遠(yuǎn)OA）軟件來完成企業(yè)管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)、減少人員流失帶來的損失、進(jìn)行工作任務(wù)的執(zhí)行跟蹤、控制成本和預(yù)算等，實(shí)現(xiàn)文檔電子化，以轉(zhuǎn)變工作方式為核心，使數(shù)據(jù)集中，便于分析和管理；實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦公，以效率為核心，快速找到客戶，促進(jìn)員工內(nèi)部溝通加快響應(yīng)，促進(jìn)協(xié)作提高工作質(zhì)量，網(wǎng)絡(luò)、移動辦公可以節(jié)省時間；實(shí)現(xiàn)制度規(guī)范，以提高執(zhí)行力為核心，讓制度來規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，用標(biāo)準(zhǔn)來提高效率，通過執(zhí)行來發(fā)現(xiàn)問題；促進(jìn)企業(yè)全面提升，以企業(yè)效益提升為核心，讓客戶更滿意，員工效率更高，企業(yè)管理模式更標(biāo)準(zhǔn)，管理成本更低廉，擴(kuò)張更迅速。協(xié)同辦公（濟(jì)南致遠(yuǎn)OA）軟件使企業(yè)在經(jīng)濟(jì)危機(jī)的艱難時刻，提升效率和降低成本，節(jié)省人力、物力、財(cái)力。
 
員工層面：
員工所關(guān)心的是這四個方面，企業(yè)文化、價(jià)值實(shí)現(xiàn)與認(rèn)定、學(xué)習(xí)與成長、薪資與福利。缺少其中一項(xiàng)，你的員工就有可能會離開你的企業(yè)，因?yàn)闆]有一個人喜歡呆在一個自己并不喜歡的氛圍中，也沒有人會喜歡待在一個不能被認(rèn)可的公司，尤其是當(dāng)您為企業(yè)貢獻(xiàn)了很多，但是沒有人認(rèn)可，但是一旦你做錯一件事情馬上就有人不斷的批評你。如果你的企業(yè)缺少一個讓大家都認(rèn)同的企業(yè)文化，也無法及時給與員工與肯定，你可能需要注意一下，也許他們的離開是遲早的事情。所以如何讓管理層關(guān)注企業(yè)的關(guān)鍵四個緯度的同時也可以關(guān)注到員工的四個緯度。
OA系統(tǒng)的職責(zé)就是在這里，首先OA就是一個互聯(lián)網(wǎng)上的一個虛擬的企業(yè)，在這個虛擬社會中你可以感受到你身邊有很多同事在一起奮斗，當(dāng)你有了困難，你隨時可以找到可以協(xié)助你的人，就向我們濟(jì)南致遠(yuǎn)的人經(jīng)常對客戶講的一句話，雖然你面對的是我們濟(jì)南致遠(yuǎn)的一個顧問，但是我們的后邊有1000個顧問在支持我，我的背后是一個強(qiáng)大的濟(jì)南致遠(yuǎn)。
所以企業(yè)的文化不是掛在墻上，也不是靠咨詢公司給與指導(dǎo)，不是靠幾個拓展訓(xùn)練可以完成的，他需要依靠一個長期的過程，以及一個好的載體。OA就是一個好的載體，它不但可以提供一個共同讓他們打破時間與空間的限制，在一起工作，在一起分享，在一起奮斗，同時也是員工展現(xiàn)自己的最好平臺，因?yàn)槟阍贠A系統(tǒng)中做過的任何一個痕跡，你的領(lǐng)導(dǎo)，您的管理層甚至你的老板都可以看到，那怕只是一個計(jì)劃，一個文檔。

 
思考：尋求OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的價(jià)值
 
讓我們先來看一下現(xiàn)實(shí)情況中的企業(yè)辦公情況。
辦公，這里也可以理解為“日常的工作”。這個日常工作的涵義是很廣泛的。從人員應(yīng)用的角度來看，企業(yè)管理者希望隨時了解整個公司的運(yùn)作情況，與各部門保持經(jīng)常性的溝通和交流，從人力資源、財(cái)務(wù)等方面監(jiān)控企業(yè)的整體情況并支持決策，因此他關(guān)注“監(jiān)控和決策”；部門領(lǐng)導(dǎo)希望方便的分配工作任務(wù)，查看下屬的工作進(jìn)展情況，對其做出相應(yīng)的指導(dǎo)，對業(yè)績進(jìn)行評價(jià)，并與上下級和其他部門建立緊密的聯(lián)系，因此他關(guān)注“管理和協(xié)調(diào)”；普通員工希望可以查看自己的工作計(jì)劃和進(jìn)度，很方便的利用各種管理工具，例如文檔管理、知識庫、客戶管理、項(xiàng)目管理等完成自己的工作任務(wù)，因此他關(guān)注“高效和協(xié)作”。而從應(yīng)用內(nèi)容的角度來看，日常工作事實(shí)上涵蓋了對知識、文檔、人員、資產(chǎn)、財(cái)務(wù)、項(xiàng)目等方面的管理，并且每個管理的環(huán)節(jié)都關(guān)聯(lián)緊密，相互作用。
 
因此在現(xiàn)實(shí)情況中辦公的涵義遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了我們既定的范圍，傳統(tǒng)OA只是從一個狹義和片面的角度去實(shí)現(xiàn)了“辦公自動化”。因此OA應(yīng)該從更廣闊的角度來考慮“辦公”的涵義，并與企業(yè)的需求進(jìn)行緊密的結(jié)合。再來看一下企業(yè)當(dāng)前的信息化現(xiàn)狀。我們發(fā)現(xiàn)，過去的很多應(yīng)用系統(tǒng)都是相互割裂的，它們往往關(guān)注單個或局部資源的管理，相互之間很少能夠緊密協(xié)調(diào)起來，“信息孤島”、“應(yīng)用孤島”和“資源孤島”三大難題不可避免的存在。
 
企業(yè)常常面臨溝通不暢，信息無法及時獲得，管理效率低下，資源和資源之間各自為政，難以統(tǒng)一管理和協(xié)調(diào)的現(xiàn)狀。尤其是當(dāng)企業(yè)業(yè)務(wù)流程日益復(fù)雜，業(yè)務(wù)與業(yè)務(wù)之間關(guān)聯(lián)與交叉頻繁；人與人，部門與部門，企業(yè)與企業(yè)的溝通和協(xié)作愈發(fā)凸現(xiàn)重要性的時候，企業(yè)更需要打破各種溝通和管理的屏障，實(shí)現(xiàn)對管理和運(yùn)營各環(huán)節(jié)的掌控、調(diào)配和協(xié)作。而傳統(tǒng)OA由于其應(yīng)用的局限性難以滿足企業(yè)“協(xié)同管理”的需求。因此協(xié)同理念和協(xié)同應(yīng)用應(yīng)該更多的納入OA中，使其可以對企業(yè)各種分散存在或被分隔的資源進(jìn)行整合，從而讓企業(yè)的管理真正提升到一個新的層面。從以上可以看出，一方面我們應(yīng)該延展和深化OA的應(yīng)用，另一方面需要將協(xié)同的理念納入OA中，于是便催生了新一代的辦公自動化系統(tǒng)――協(xié)同OA?；蚝献骰锇橹g的協(xié)作；協(xié)作的方式可以是知識文檔、主題討論區(qū)、網(wǎng)上會議、即時聊天、
任務(wù)分配等。同時，協(xié)作的過程和結(jié)果可以得到很好的記錄，并最終形成知識體系的一部分。
 
總結(jié)來說，協(xié)同OA基于三大基本思想體系，在“關(guān)聯(lián)”、“深化”和“協(xié)作”方面體現(xiàn)了其完全不同于傳統(tǒng)OA的應(yīng)用，把OA與企業(yè)管理的需求真正的相結(jié)合，從而給“辦公自動化”帶來了更高層面的價(jià)值。
 

 
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